Mit intelligentem E-Mail-Management profitiert das gesamte Unternehmen
Zum Austausch von Informationen im Unternehmenskontext ist die E-Mail noch immer der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal. Bei jeder beruflichen E-Mail-Adresse in Deutschland gehen durchschnittlich 26 E-Mails pro Tag ein (Quelle: Bitkom). Ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitern empfängt also täglich etwa 6500 E-Mails. Bei ca. 200 Arbeitstagen sind das 1,3 Millionen E-Mails im Jahr – Tendenz steigend. Wie aber begegnet man der immer weiter wachsenden Kommunikationsflut im Unternehmen am besten?
Darüber hinaus gilt es, im Spannungsfeld zwischen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (geregelt durch die GoBD) und dem Thema Datenschutz (Stichwort EU-DSGVO) die richtigen Lösungen zu finden. Wie also speichert man geschäftliche E-Mails rechtskonform und sicher?
Und schließlich geht es beim Thema E-Mail auch immer darum, die dort enthaltenen Informationen effizienter zu nutzen, um letztlich E-Mails vermeiden zu können. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – von der Buchhaltung, über die Personalabteilung bis hin zum Einkauf. Nur, wie verhindert man unnötiges E-Mail-Pingpong?
Betrachten Sie dafür auch die Vermeidung von E-Mails als einen wesentlichen Bestandteil des E-Mail-Managements in Ihrem Unternehmen. Sehen Sie doch einmal genau hin: Wie viele Mails in Ihren Postfächern könnten vermieden bzw. durch andere Kommunikationsformen ersetzt werden? Hierfür bieten ECM-Systeme die entsprechenden Lösungen an. Neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Diskussionen mit Kollegen per Chat direkt am Ablageort eines Dokuments, machen das berühmte E-Mail-Pingpong überflüssig und entlasten damit die Postfächer.
Die Lösung ist ein E-Mail-Management als Teil einer ECM-Lösung
Betrachten Sie den Umgang mit E-Mails in Ihrem Unternehmen also nicht als losgelöstes Problem, sondern sehen Sie es als Baustein einer übergeordneten IT-Strategie. Die Grundlage einer solchen Strategie bilden Systeme für Enterprise-Content-Management, die mit Ihrer E-Mail-Infrastruktur optimal zusammenarbeiten.
Wie verbinde ich E-Mail-Systeme und ECM-Systeme miteinander?
Für die reibungslose Zusammenarbeit Ihrer E-Mail-Infrastruktur mit einem ECM-System müssen E-Mails ihren Weg in das ECM-System finden. Dies ist sowohl anwendergesteuert bzw. clientbasiert, als auch automatisiert über serverseitige Prozesse möglich.
Vorteile eines intelligenten E-Mail-Managements mit dem Enterprise-Content-Management (ECM) von ELO auf einen Blick:
- Infrastruktur – E-Mail-Systeme effizient nutzen und Mailserver entlasten
- Archivierung – E-Mails sicher und rechtskonform aufbewahren
- Prozesszuordnung – E-Mails intelligent in Unternehmensprozesse einbinden
- Automatisierung – E-Mails automatisiert weiterverarbeiten
- Inhaltsanalyse – E-Mails inhaltlich analysieren und Informationen gezielt nutzen
- E-Mail-Vermeidung – E-Mails vermeiden durch neue Formen der Zusammenarbeit
Sie sind bereit für die Einführung eines E-Mail-Management-Systems? Dann finden Sie im ELO Whitepaper „Digital neu denken: E-Mail-Management – optimierte Prozesse und Ordnung im Postfach“ noch einmal alle Informationen zu Effizienzsteigerung und der Gestaltung rechtskonformer Kommunikationsprozesse (PDF | 640 KB).
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