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ELO for DATEV

09. März 2022

Optimal verzahnt: ECM-System und DATEV-Software

Mit einem ECM-System werden u. a. eingehende Belege digital geprüft und freigegeben. ELO for DATEV ermöglicht hier – durch die perfekte Verzahnung zu den Rechnungswesen-Programmen der DATEV – einen durchgängigen und effizienten Prozess. Damit sparen Sie wertvolle Zeit und senken Ihre Verwaltungskosten.

ELO Digital Office gehört zu den führenden Herstellern von Systemen von Enterprise-Content-Management (ECM). Mit einer ECM-Software erhöhen Sie die Sicherheit und Transparenz in allen Abteilungen Ihres Unternehmens – vor allem in der Buchhaltung. Ein digitales Rechnungsmanagement macht Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen.
Durch eine komfortable Anbindung an Ihre Rechnungswesen-Software – ermöglicht durch die Kooperation von ELO und DATEV – gehen Sie noch einen Schritt weiter: Mit wenigen Klicks archivieren Sie Ihren Beleg im ELO System, starten einen Freigabe-Workflow und übergeben den Beleg ganz einfach an Ihr DATEV Rechnungswesen.

ELO for DATEV: die optimale Verbindung für Selbstbucher

Es besteht aus drei Elementen und optimiert die Buchungsprozessschritte „Ablage und Workflows“, „Belegerkennung“ und „Übergabe“.

Automatisierte Ablage und Workflows

Im ersten Schritt werden die Belegtypen verarbeitet: Ob Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung, Gutschriften oder interne Buchungsbelege, ELO for DATEV berücksichtigt all diese Typen bereits im Standard und legt sie im richtigen Ordner ab. So landet zum Beispiel eine Rechnung direkt im Kreditorenordner und wird im Lieferantenordner – in dem alle weiteren vorgangsspezifischen Dokumente wie Schriftverkehr, E-Mails und Angebote zentral zu finden sind – ebenfalls angezeigt.
Per Belegerkennung werden die buchungsrelevanten Daten der Ein- und Ausgangsbelege automatisch übernommen – das gilt auch für ZUGFeRD-Rechnungen. Sie selbst können den Beleg dann zur Freigabe an verschiedene Personen schicken. Ein Buchungsvorschlag für Ihre Rechnungswesen-Software wird automatisch erstellt.
Vertreterregelungen und Eskalationsmanagement finden ebenfalls Berücksichtigung. Jeder Arbeitsschritt wird währenddessen in einem einzigen Workflow-Prozess dokumentiert und ist damit jederzeit im ELO Feed transparent nachvollziehbar.

Intelligente Belegerkennung

ELO for DATEV unterstützt Sie auch bei der Belegerkennung: Durch den Einsatz eines KI-Moduls von ELO werden digitale Belege oder auch eingescannte Papierdokumente noch schneller analysiert und ausgewertet. Dieser intelligente Erfassungsassistent extrahiert automatisch die Informationen auf dem Beleg, liest die buchungsrelevanten Daten aus und gibt sie dann an das ELO System weiter. Dort kann daraufhin der Freigabeprozess komfortabel angestoßen werden.

Komfortable Übergabe

ELO greift über die Schnittstelle auf Ihre Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen zu. Die buchungsrelevanten Daten werden dann als Buchungsvorschlag für Ihre Rechnungswesen-Software mit einem Beleglink bereitgestellt. Somit können Sie alle buchungsrelevanten Felder mit den dortigen Informationen validieren.

Unabhängig davon befinden sich Ihre Belege im digitalen Archiv des ECM-Systems. In Verbindung mit Ihrer erstellten Verfahrensdokumentation können Sie hier alles revisionssicher ablegen. Plus: Sie nutzen alle weiteren Vorteile, die Ihnen die ELO ECM Suite bietet – von interaktiven Collaboration-Tools über ganzheitliche Datenanalyse bis hin zur Suchfunktion und vielem mehr.

Highlights der Lösung

Lösung für DATEV Rechnungswesen auf Basis der DATEV Connect Schnittstelle
Vorerfassung von buchungsrelevanten Daten in DATEV-konformen Formularen
Echtzeit Datenzugriff und -austausch mit DATEV Rechnungswesen
Alle Belege werden im ELO archiviert und können direkt per Beleglink aus DATEV aufgerufen werden
Im Vorgangsordner können begleitende Dokumente (Angebot, Lieferschein, Mail) abgelegt werden
Komplette Vorgangstransparenz durch Workflows, Volltextsuche und ELO Feed
Visualisierung des Rechnungseingangsbuchs mit Statusanzeige in Form eines Dashboards
Ware-/Leistungscode erstellt automatische Buchungsvorschläge mit Kostenstellen
Kombination mit anderen ELO Business Solutions (z. B. Vertragsmanagement) möglich

Im Vortrag erhalten Sie einen Einblick in die perfekt aufeinander abgestimmten Software-Welten von ELO und DATEV. Sie erfahren Details zur automatisierten digitalen Belegprüfung sowie zur Übergabe an Ihr DATEV Rechnungswesen.