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Mit intelligentem E-Mail-Management profitiert das gesamte Unternehmen

Zum Austausch von Informationen im Unternehmenskontext ist die E-Mail noch immer der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal. Bei jeder beruflichen E-Mail-Adresse in Deutschland gehen durchschnittlich 26 E-Mails pro Tag ein (Quelle: Bitkom). Ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitern empfängt also täglich etwa 6500 E-Mails. Bei ca. 200 Arbeitstagen sind das 1,3 Millionen E-Mails im Jahr – Tendenz steigend. Wie aber begegnet man der immer weiter wachsenden Kommunikationsflut im Unternehmen am besten?


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Darüber hinaus gilt es, im Spannungsfeld zwischen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (geregelt durch die GoBD) und dem Thema Datenschutz (Stichwort EU-DSGVO) die richtigen Lösungen zu finden. Wie also speichert man geschäftliche E-Mails rechtskonform und sicher?

Und schließlich geht es beim Thema E-Mail auch immer darum, die dort enthaltenen Informationen effizienter zu nutzen, um letztlich E-Mails vermeiden zu können. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – von der Buchhaltung, über die Personalabteilung bis hin zum Einkauf. Nur, wie verhindert man unnötiges E-Mail-Pingpong?
Betrachten Sie dafür auch die Vermeidung von E-Mails als einen wesentlichen Bestandteil des E-Mail-Managements in Ihrem Unternehmen. Sehen Sie doch einmal genau hin: Wie viele Mails in Ihren Postfächern könnten vermieden bzw. durch andere Kommunikationsformen ersetzt werden? Hierfür bieten ECM-Systeme die entsprechenden Lösungen an. Neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Diskussionen mit Kollegen per Chat direkt am Ablageort eines Dokuments, machen das berühmte E-Mail-Pingpong überflüssig und entlasten damit die Postfächer.

Die Lösung ist ein E-Mail-Management als Teil einer ECM-Lösung
Betrachten Sie den Umgang mit E-Mails in Ihrem Unternehmen also nicht als losgelöstes Problem, sondern sehen Sie es als Baustein einer übergeordneten IT-Strategie. Die Grundlage einer solchen Strategie bilden Systeme für Enterprise-Content-Management, die mit Ihrer E-Mail-Infrastruktur optimal zusammenarbeiten.

Wie verbinde ich E-Mail-Systeme und ECM-Systeme miteinander?
Für die reibungslose Zusammenarbeit Ihrer E-Mail-Infrastruktur mit einem ECM-System müssen E-Mails ihren Weg in das ECM-System finden. Dies ist sowohl anwendergesteuert bzw. clientbasiert, als auch automatisiert über serverseitige Prozesse möglich.

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Vorteile eines intelligenten E-Mail-Managements mit dem Enterprise-Content-Management (ECM) von ELO auf einen Blick:

  • Infrastruktur – E-Mail-Systeme effizient nutzen und Mailserver entlasten
  • Archivierung – E-Mails sicher und rechtskonform aufbewahren
  • Prozesszuordnung – E-Mails intelligent in Unternehmensprozesse einbinden
  • Automatisierung – E-Mails automatisiert weiterverarbeiten
  • Inhaltsanalyse – E-Mails inhaltlich analysieren und Informationen gezielt nutzen
  • E-Mail-Vermeidung – E-Mails vermeiden durch neue Formen der Zusammenarbeit


Sie sind bereit für die Einführung eines E-Mail-Management-Systems? Dann finden Sie im ELO Whitepaper „Digital neu denken: E-Mail-Management – optimierte Prozesse und Ordnung im Postfach“ noch einmal alle Informationen zu Effizienzsteigerung und der Gestaltung rechtskonformer Kommunikationsprozesse (PDF | 640 KB).


Für alle Fragen rund um das Thema ELO steht Ihnen
Herr Raymund Schmidt gerne zur Verfügung.

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Raymund Schmidt
0931.903 3102
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