Hinweise zur Erhebung und Verarbeitung
personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO
im Rahmen der Veranstaltungen der TAKENET GmbH

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden, die Veranstaltung besuchen und wie wir die Daten im Nachgang der Veranstaltung verwenden.
Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zur Datenschutzerklärung – TakeNet auf unserer Website.

1. Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten der Veranstaltungsteilnehmenden im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Dokumentation der Veranstaltungen ist die TakeNet GmbH, Alfred-Nobel-Straße 20, 97080 Würzburg (nachfolgend: „TakeNet“ oder „wir“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@takenet.de

2. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Veranstaltung

2.1 Organisation und Teilnehmenden-Management

Bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen erheben wir verschiedene personenbezogene Daten („Stammdaten“). Üblicherweise handelt es sich dabei um Angaben zur Person (z.B. Titel, Vor- und Nachname, Organisation, Position, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) und um Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer). Für einzelne Veranstaltungen kann es auch erforderlich sein, dass wir zusätzlich Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer), Angaben zum Zeitpunkt Ihrer An- und Abreise vom Veranstaltungsort oder sonstigen Hinweisen zur Veranstaltungsorganisation erheben. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet. Wir erheben diese Stammdaten zu folgenden Zwecken:

• Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie veranstaltungs-bezogene Kommunikation;
• ggf. Übermittlung veranstaltungsbezogener Informationen (z.B. Unterlagen, Präsentationen unserer Referierenden) 
• ggf. Unterbringung (z.B. in Tagungshotels) und Verpflegung;
• ggf. Rückerstattung von Reisekosten.

Die Rechtsgrundlage für die vorgenannte Datenverarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung einen Monat auf, um Ihnen ggf. ergänzende Unterlagen zur Veranstaltung zukommen zu lassen. Danach löschen wir die Daten, es sei denn, wir müssen sie noch aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach dem Handels- und Steuerrecht) aufbewahren oder Sie willigen ein, dass wir Sie noch für zukünftige Veranstaltungen kontaktieren dürfen (vgl. dazu 2.6) bzw. sie haben sich für unseren Newsletter angemeldet.

2.2 Anfertigung von Foto-, Ton- und Videoaufnahmen

Im Rahmen der Veranstaltungen werden teilweise Foto-, Ton- und Videoaufnahmen angefertigt, um die Veranstaltungen zum Zweck der Außendarstellung zu dokumentieren. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, fotografierende oder filmende Personen anzusprechen und zu erklären, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Sie können uns auch im Nachgang der Veranstaltungen unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen und mitteilen, dass Sie der Speicherung der Aufnahmen von Ihrer Person widersprechen. Rechtsgrundlage für die mit der Anfertigung der Aufnahmen verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und unserer Außendarstellung.

2.3 Anfertigung von Videoaufzeichnungen digitaler Veranstaltungen

Zur Dokumentation und Auswertung zeichnen wir einige digitale Veranstaltungen (wie Webinare, Community Calls etc.) auf. Die Aufzeichnung enthält neben dem Chat, in den alle Teilnehmenden unter Angabe Ihres Anmeldenamens Nachrichten, Kommentare oder Ideen schreiben können, ggf. auch Ton- oder Videoaufnahmen von Ihnen, sofern Sie sich als referierende oder teilnehmende Person aktiv in die Veranstaltung und durch (freiwillige!) Freigabe der jeweiligen Funktionen (Mikrofon, Kamera) an Ihrem Endgerät in die Veranstaltung eingebracht haben.
Wenn Sie sich für eine digitale Veranstaltung anmelden, werden Sie auf die Aufzeichnung hingewiesen und haben die Möglichkeit anonym daran teilzunehmen, indem Sie bei Anmeldung einen Fantasie-Namen angeben und Ihre Kamera sowie Ihr Mikrofon deaktiviert lassen. Sie haben dann die Möglichkeit sich aktiv über den Chat in die Veranstaltung einzubringen, ohne dass personenbezogene Daten in der Aufzeichnung enthalten sind.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verbunden mit unserem berechtigten Interesse an der Dokumentation und Evaluation der Veranstaltung.

2.4 Verwendung von Foto, Ton- und Videoaufnahmen (s. 2.2.)

Wir möchten die angefertigten Aufnahmen bzw. Aufzeichnungen gerne zur Dokumentation und zur Außendarstellung auf unserer Website und in unseren Social-Media-Profilen (Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram usw.) sowie in digitalen Publikationen und Printpublikationen verwenden. Hierfür bearbeiten wir die Aufnahmen zunächst (z.B. durch Wahl des Bildzuschnittes) und stellen die bearbeiteten Aufnahmen ohne Nennung Ihres Namens online. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto-, Ton- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattformen enthalten. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z.B. fremde Nutzer der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen. Im Falle einer Veröffentlichung der Aufzeichnung werden Sie vor Beginn der Veranstaltung darüber informiert. 

Wir bitten Sie im Rahmen der Veranstaltungen um Ihr Einverständnis (nach § 23 KunstUrhG) zu der hier beschriebenen Nutzung der Aufnahmen bzw. Aufzeichnungen, einschließlich der Veröffentlichung auf den Social-Media-Plattformen. Die Aufnahmen bzw. Aufzeichnungen sollen auf die beschriebene Weise zu werblichen Zwecken in Bezug auf Veranstaltungen und unsere Unternehmenstätigkeit verwendet werden, ohne dass diese Verwendung auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden soll. Ihr Einverständnis im Hinblick auf diese werbliche Verwendung ist freiwillig, Sie können auch ohne die Erteilung des Einverständnisses an den Veranstaltungen teilnehmen. Sollten nach Erteilung des Einverständnisses gewichtige Gründe vorliegen, die gegen die beschriebene Verwendung Ihrer Aufnahmen sprechen, so können Sie uns diese an die Kontaktdaten in Ziffer 1 mitteilen. In einem solch begründeten Ausnahmefall werden wir die Aufnahmen entsprechend austauschen und uns bekannte Empfänger über Ihren Widerspruch informieren. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhend auf unseren zuvor genannten berechtigten Interessen.

2.5 Verwendung von Videoaufzeichnungen digitaler Veranstaltungen (s. 2.3.)

Wir möchten die angefertigte Videoaufzeichnung gerne zur Dokumentation und zur Außendarstellung auf unserer Website und in unseren Social-Media-Profilen (Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram usw.) verwenden. Videoaufzeichnungen digitaler Veranstaltungen können Ihren Namen enthalten, sofern Sie sich in den Chat oder mit Ton und ggf. Video aktiv als teilnehmende Person in die Veranstaltung eingebracht haben. Die jeweiligen Websites sind frei im Internet und damit weltweit abrufbar. Wir weisen darauf hin, dass die Unterseiten einschließlich etwaiger Foto-, Ton- und Videoaufnahmen über Suchmaschinen aufgefunden werden können. Die Anbieter der Social-Media-Plattformen verarbeiten und nutzen Daten, die auf den Plattformen eingestellt sind, ggf. für eigene Zwecke. Diese Datenverarbeitung ist unserer unmittelbaren Kontrolle entzogen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung sind auch in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattformen enthalten. Sobald die Inhalte in den Plattformen eingestellt sind, können Dritte (z.B. fremde Nutzer der Plattformen) die Inhalte zur Kenntnis nehmen, teilen oder ggf. herunterladen. Im Falle einer Veröffentlichung der Aufzeichnung werden Sie vor Beginn der Veranstaltung darüber informiert. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DGSVO verbunden mit unseren berechtigten Interessen an der Außendarstellung und der Dokumentation der digitalen Veranstaltungen für interessierte Personen.

2.6 Künftige Veranstaltungen

Wir bewahren Ihre Stammdaten nach der Veranstaltung auf wenn Sie sich für die Veranstaltung mit Ihren Stammdaten (Name, E-Mail) angemeldet haben und uns Ihre Einwilligung dazu erteilen, dass wir Sie auf Folgeveranstaltungen oder ähnliche Veranstaltungen hinweisen dürfen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Daten werden so lange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe der im Rahmen der Veranstaltung erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilt haben,
• die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe der Daten besteht,
• wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet sind oder
• dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen,

Ein Teil der in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Datenverarbeitung kann durch unsere Dienstleister erfolgen. Neben den in diesen Datenschutzhinweisen erwähnten Dienstleistern können hierzu insbesondere Rechenzentren, welche die Anmeldemaske und Datenbanken speichern, sowie Beratungsunternehmen (z.B. Steuerberater) gehören. Sofern wir Daten an unsere Dienstleister weitergeben, dürfen diese die Daten ausschließlich zur Erfüllung ihrer Aufgaben verwenden. Die Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt. Sie sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden, verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau und werden von uns sorgfältig kontrolliert. Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist.

4. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen.
Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten ferner einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.
Ihnen steht daneben das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden. Dies gilt auch, sofern Sie Kopien von Garantien zum Nachweis eines angemessenen Datenschutzniveaus erhalten möchten.
Sie haben schließlich das Recht, sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. 

Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen. Geht es um einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das auch ohne die Angabe von Gründen von uns umgesetzt wird. Im Hinblick auf die Anfertigung der Fotoaufnahmen können Sie auch jederzeit die fotografierenden Personen ansprechen und ihnen mitteilen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten.